Ah, cashflow. Het is zo’n woord dat je overal hoort, vooral als je net begint als zzp’er. Maar wat betekent het eigenlijk? Simpel gezegd, het is het geld dat in en uit je bedrijf stroomt. En eerlijk gezegd, het kan soms aanvoelen als een rivier die je niet altijd onder controle hebt. Je krijgt betalingen van klanten en tegelijkertijd heb je kosten die betaald moeten worden. Het is dus echt essentieel om een goed beeld te hebben van je cashflow als je wilt blijven drijven.
Wat veel mensen zich niet realiseren, is dat zelfs als je winst maakt, je cashflow nog steeds een probleem kan zijn. Stel bijvoorbeeld dat je een grote klus hebt gedaan en de betaling pas over 60 dagen komt. Ondertussen moeten jouw rekeningen gewoon worden betaald. Dit kan ervoor zorgen dat je in de problemen komt, zelfs als je bedrijf op papier winstgevend is. Daarom is het cruciaal om niet alleen naar de winst te kijken, maar ook naar wanneer het geld daadwerkelijk binnenkomt en uitgaat.
Een goede manier om grip te krijgen op je cashflow is door regelmatig rapporten te maken en deze te analyseren. Kijk naar patronen en probeer te voorspellen wanneer er pieken en dalen zullen zijn. Dit helpt niet alleen om onverwachte tekorten te voorkomen, maar geeft ook rust in de tent. Je weet wat er aan komt en kunt hierop inspelen.
Kies de juiste facturatiesoftware
Ja, facturatiesoftware. Misschien niet het meest sexy onderwerp, maar o zo belangrijk. De juiste software kan een wereld van verschil maken in hoe soepel jouw administratieve processen verlopen. Er zijn talloze opties op de markt, van eenvoudige tools tot uitgebreide systemen met allerlei toeters en bellen. De truc is om iets te vinden dat past bij jouw specifieke behoeften.
Wat maakt een facturatiesysteem goed? Voor de meeste zzp’ers is gebruiksvriendelijkheid het allerbelangrijkste. Niemand zit te wachten op urenlange tutorials of ingewikkelde handleidingen. Je wilt iets dat intuïtief werkt en waar je snel mee aan de slag kunt. Daarom kan een tool die je helpt een factuur maken zzp bijzonder waardevol zijn, doordat het proces overzichtelijk en snel wordt. Daarnaast is het handig als de software koppelingen heeft met andere systemen die je al gebruikt, zoals boekhoudprogramma’s of tijdregistratietools.
DigiBoox is zo’n voorbeeld van een gebruiksvriendelijke oplossing die speciaal is ontworpen voor freelancers en kleine bedrijven. Met functies zoals gepersonaliseerde factuursjablonen, automatische btw-berekeningen en integratie met iDEAL voor snelle betalingen, neemt het veel rompslomp uit handen. En zeg nou zelf, wie wil er niet meer tijd besteden aan wat écht belangrijk is: jouw werk en niet de administratie?
Automatiseer waar mogelijk
Automatiseren klinkt misschien als iets voor grote bedrijven met dikke IT-budgetten, maar niets is minder waar. Zelfs als zzp’er kun je veel baat hebben bij automatisering. Het begint allemaal met simpele dingen zoals standaard factuursjablonen gebruiken. In plaats van elke keer opnieuw alles handmatig in te vullen, kun je gewoon een template gebruiken die al jouw bedrijfsgegevens bevat. Voeg daar een logo aan toe en klaar is Kees.
Maar het gaat verder dan dat. Stel herinneringen in voor late betalingen bijvoorbeeld. Niemand vindt het leuk om achter zijn geld aan te moeten gaan, maar helaas hoort het er wel bij. Met geautomatiseerde herinneringen hoef jij er niet steeds aan te denken, en wordt er toch actie ondernomen wanneer een klant te laat betaalt.
Een ander voorbeeld is het periodiek versturen van facturen voor terugkerende diensten of abonnementen. Als je bijvoorbeeld maandelijks dezelfde dienst levert aan een klant, kun je dit proces automatiseren zodat de factuur automatisch wordt gegenereerd en verzonden op een vast tijdstip. Dit scheelt enorm veel tijd én voorkomt dat je vergeet te factureren.
Maak duidelijke afspraken met klanten
Communicatie is key, zeggen ze wel eens. En dat geldt zeker ook voor de afspraken die je maakt met klanten over betalingen. Zorg ervoor dat alles duidelijk vastligt voordat je aan een opdracht begint. Dit voorkomt niet alleen misverstanden, maar zorgt er ook voor dat iedereen weet waar hij of zij aan toe is.
Eén van de belangrijkste zaken om af te spreken is de betalingstermijn. Veel zzp’ers hanteren een termijn van 30 dagen, maar dit kan natuurlijk variëren afhankelijk van de klant en het type werk dat je doet. Zorg ervoor dat dit duidelijk vermeld staat op de offerte én op de factuur zelf.
Daarnaast is het verstandig om afspraken te maken over wat er gebeurt bij te late betalingen. Denk aan herinneringsmails of zelfs boetes voor langdurige achterstanden. Dit klinkt misschien streng, maar het helpt wel om klanten op tijd te laten betalen en voorkomt dat jij in financiële problemen komt door hun nalatigheid.
Houd je administratie overzichtelijk
Niemand houdt van administratie (nou ja, bijna niemand). Maar hoe vervelend het ook kan zijn, het is wel essentieel voor een goedlopend bedrijf. Een overzichtelijke administratie helpt niet alleen om alles netjes op orde te houden, maar maakt ook belastingaangiften en andere verplichtingen stukken makkelijker.
Begin met alles op één plek te bewaren: facturen, bonnetjes, contracten – noem maar op. Of dit nu digitaal in de cloud is of in een ouderwetse ordner, zorg ervoor dat je alles snel kunt terugvinden wanneer nodig. Regelmaat is hierbij jouw beste vriend; plan bijvoorbeeld elke week een vast moment in om alles bij te werken.
DigiBoox kan hierbij trouwens ook goed van pas komen met functies zoals bonnen inbox en bankkoppelingen die automatisch transacties importeren en categoriseren. Zo houd jij meer tijd over voor wat écht belangrijk is: jouw werk doen en genieten van het leven als zzp’er.